О пользе педантизма, или как сделать свою работу эффективной

Как часто мы с презрением называем педантами тех, кто скрупулезно записывает план своей работы на ближайшее время, методично раскладывает свои дела по полочкам и, не жалея полиэтиленовых файлов, подшивает каждую нужную бумаженцию, оставляя рабочий стол подозрительно чистым. Причем у таких людей остается время на кофе! Может, они загружены меньше и от безделья только тем и занимаются, что перекладывают документы, дабы изобразить хоть какую-то деятельность? Но, если присмотреться, работы у них хватает, только находят они нужные бумаги гораздо быстрее, да и с делами не мешкают, решают их быстро и эффективно. В то время, как вы, бедный, мечетесь, словно Труффальдино из Бергамо, и нет ни конца ни края вашим хлопотам…
Вам не надоело быть вечным «пожарником» на своем рабочем месте? Хвататься то за одно, то за другое и замечать, что дела не убавляются, а только прибывают? Для того чтобы подшить в папку важную бумагу, нужно всего полминуты, но как часто мы просто кладем документы на стол в надежде, что потом как-нибудь разберем всю стопку сразу. Так бумаги копятся на столе, так копятся и якобы второстепенные дела, ожидая своей очереди. Время идет, второстепенные дела перерастают в первоочередные, нужный документ найти уже невозможно, потому что он завален другими, и вот уже глаза лезут из орбит, вы беретесь за голову со словами «Так работать больше нельзя!»
 

Начните с головы

Вы беретесь за голову? Правильно: именно с нее надо начать, чтобы навести порядок в вашем рабочем процессе. Прежде всего отделите зерна от плевел, как говорили древние. В самую первую очередь в работе необходимо вычленить основное. Что вы на данном этапе считаете главным? Если вы не можете ответить на этот вопрос, просмотрите свои должностные инструкции, переговорите с руководством. Пусть подумают, что с вами творится что-то не то или с головой у вас что-то не так, вам важен результат — конкретное выяснение ваших первейших, четко поставленных трудовых задач.
Например, вы web-дизайнер, работаете над сайтом своей компании. Проблемы, связанные с разгрузкой канцелярских товаров, вас не касаются — точно так же, как и составление объявлений для менеджеров. Вы можете помочь, но только в порядке исключения, а не нормы, причем лишь с разрешения руководства. Да, вы зануда и педант, но ведь по новостному наполнению сайта и его дизайну к вам претензий нет!
Бывает, что в повседневной суете вы забываете о своих судьбоносных обязанностях, так как уже давно выполняете функции уволившегося сотрудника либо тащите на себе несколько программ или проектов. Объем работы увеличился вчетверо с момента вашего поступления, а помощника вам не берут. Везете на себе все — и ладно, только эффективности от такой упряжки, к сожалению, никакой. Шишки-то тоже за четверых получаете. В любом случае (даже если вы зашиваетесь по полной программе) определить первоочередные на сегодняшний день задачи надо безотлагательно. Определите приоритеты, поскольку срочное часто путают с важным.
У вас должно сложиться четкое представление о собственном трудовом процессе. Ничего особенно трудного здесь нет. Алгоритм таков: выяснить свои цели — поставить вполне реальные и достижимые задачи — наметить время для их осуществления — выполнить действия самостоятельно или скоординировать усилия подчиненных по их выполнению — проконтролировать себя и других — если необходимо, перераспределить работу — подвести итоги и сделать соответствующие выводы.
 

Время — деньги

Римский философ Сенека сказал: «Нет человека, желающего разделить с другими деньги, а скольким раздает каждый свою жизнь!» Посмотрите, как нерационально вы используете свое время: вам дали важное задание, но в этот момент пришел сотрудник из соседнего отдела со срочным для него вопросом, одновременно позвонили из бухгалтерии: через три минуты все собираются у заместителя главного, чтобы поздравить его с юбилеем, и так далее. Знакомая картина? А поручение ваше не только важное, но и довольно-таки трудоемкое, и вы, согласитесь, втайне рады, что вас отвлекают. Помимо этого у вас есть другие дела, неотложные и довольно трудоемкие. Конечно, интереснее пойти на юбилей!
Существует одно неписаное правило, придуманное неким успешным юристом ещё в ХVIII веке: «Если необходимо сделать несколько неприятных дел, начните с самого неприятного». Один мудрый дедушка потчевал внука кашей: «Если тебе не нравится — съешь быстрее!» Так и здесь: самое занудное, но необходимое задание выполните в первую очередь и по возможности сразу хорошо, чтобы к нему больше не возвращаться. Выберите для себя оптимальный темп и определенную последовательность. Сразу проведите разграничение первостепенных и второстепенных дел (но не откладывайте последние в долгий ящик!). Ещё один совет, приписываемый воинствующему педанту: «Самый быстрый способ сделать несколько дел — не делать больше одного дела одновременно».
 

Экономия времени требует времени

Для того чтобы правильно и рационально использовать свое рабочее время, планируйте его заранее. Здесь есть два «но» — форсмажор и чрезмерное стремление к совершенству, что делает нереальным выполнение поставленных задач. Поэтому ставьте в своем плане реальные задачи в реальном времени. Станете опережать график — честь вам и хвала, значит, вы себя недооценили! Глобальную задачу разделите на несколько подзадач и расправляйтесь с ней поэтапно. Вскоре вы точно будете знать, сколько времени и на что у вас уходит. А составление плана на следующий день в конце предыдущего быстро войдет в привычку и совсем не отнимет драгоценных часов. Не обязательно быть педантом, чтобы догадаться, что каждый час, затраченный на планирование работы, сбережет вам три или даже четыре часа.
Каждый работает над планом по-своему. Только избегайте записывать информацию где попало. Зная за собой такую слабость, одна работница делала заметки на самоклеящихся маленьких листочках и прикрепляла их к столу. Затем по мере выполнения снимала. Обычно используют специальные доски, ежедневники, планинги, календари. Безусловно, идеальными являются компьютерные персональные информационные системы (ПИС). В зависимости от того, как вы любите работать, выберите из десятка программ одну, подходящую именно вам. Её можно даже бесплатно скачать из Интернета. Чего здесь только нет: график назначенных встреч с адресной книгой и ежедневным планировщиком, организованные по тематическим заголовкам списки того, что надо сделать, и многое другое.
Если ваша работа связана с частым пребыванием в дороге, то удобнее карманные органайзеры и персональные цифровые помощники. В течение дня автору этих строк, например, удобнее писать на тему «Что нужно сделать?» в отдельный блокнот, к вечеру информацию можно проанализировать и занести в компьютер: задания и сроки, контакты и встречи, даже неплохие идеи, пришедшие невзначай в голову.
 

Без бумажки…

Это утверждение очень спорно. Есть такие бумаги, которые вам никогда не пригодятся: к вам не имеют отношения, ценности не представляют и даже не согреют, так как костер в офисном помещении не разведешь. Не захламляйте стол: место для подобных бумаг в специально отведенном месте — в мусорной корзине! Более важные немедленно обработайте, так как только быстрое изучение и оформление документов приносят удовлетворение и, кстати, снимают стресс. Cамый эффективный способ борьбы с бумажными завалами — создание тематического архива, который должен быть всегда под рукой — в компьютере или в шкафу.
Если вы руководитель, не увлекайтесь циркулярными письмами. Используйте их лишь по необходимости. Воспитайте своего секретаря в демократическом духе принятия решений, касающихся входящей макулатуры. Без важной причины не занимайтесь бумагами своих сотрудников и не позволяйте им перекладывать на вас документы, с которыми они обычно справляются сами. Учитесь бегло просматривать входящую информацию, улавливать самую её суть и сверху помечать документы (так называемое делегирование).
Хочу вас разочаровать: бумагу, которую вы отложили для внимательного прочтения в будущем, вы не изучите никогда. Так что не обольщайтесь и сразу решайте судьбу документа. Конечно, умение работать быстро и эффективно приходит с опытом, но все-таки постарайтесь, чтобы папка с многозначительной пометой «?" или под непонятным грифом «Разное» не стала второй мусорной корзиной. Не стесняйтесь — педантично рвите бумажный хлам!
Старайтесь запоминать суть полученной информации, особенно той, которая вам необходима в процессе трудовой деятельности. Не создавайте сами макулатурной перегруженности, даже размеры отчета о проделанной работе, как известно, обратно пропорциональны объему выполненного дела. Постарайтесь всеми возможными и невозможными способами отделаться от ненужной вам бумажной информации. Например, сократить объем бесполезной периодики, предупредить канцелярию, чтобы вам больше не приносили рекламные письма, и так далее.
 

Офисный Фен-Шуй

Каждый педант непременно изучит информацию о расположении офисной мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности. Можно по-разному относится к фэн-шуй, но все-таки прислушаться к советам древнего восточного искусства стоит. А оно призывает тщательно обдумывать возможности использования офисного пространства. Так, следует избегать положения спиной к двери. Этот эффект известен ещё со времен каменного века, когда человек садился в пещере лицом к выходу, дабы избежать нападок непрошеных гостей. Положение спиной к двери мешает сотруднику спокойно работать, вносит элемент нервозности. Если нельзя разместиться по-другому, следует заблокировать прямую линию преградой в виде ширмы или архивных шкафов.
Черный письменный стол замедляет реакцию и притупляет внимание, деревянные столы светлых расцветок создают ощущение надежности, внушают уверенность в будущем профессиональном росте. Круглый или полукруглый стол больше подходит для людей творческих профессий. Отражающие поверхности на столах или зеркала в непосредственной близости от них как бы удваивают объем работы, которую нужно проделать. Фэн-шуй настаивает на сведении к минимуму количества бумаг на рабочем столе — на нем должны лежать только те документы, которыми вы заняты в настоящий момент. Кстати, эту мысль неоднократно высказывал незабвенный Дейл Карнеги! Избегайте источников света, расположенных прямо над головой, а также любых предметов, которые нависают над рабочим столом, даже полок.
Сам же рабочий стол имеет девять тематических зон: левый верхний угол — богатство, под ним — семья (поставьте фотографию ребенка или жены), ниже — знания (книги, справочники и так далее), верх центральной части — слава (можно поместить фотографию своего кумира), центр (обычно здесь стоит компьютер), нижняя часть центра — карьера, правый верхний угол — партнеры (место для телефона), ниже — любовь и, наконец, в самом нижнем углу — помощники (например, калькулятор). Вот такие нехитрые знания, которые вы можете с успехом применять, преобразуя свое офисное пространство. Как говорил Джефф Джордан, «сперва приведи в порядок свою комнату и уж потом принимайся за остальной мир».